Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Einwilligung zur Datenverarbeitung durch va-Q-tec AG

1. Einwilligung
Mit Ihrer Online Registrierung stellen Sie uns, der Firma va-Q-tec AG, Ihre persönlichen Daten für die Verwendung innerhalb eines konkreten Bewerbungsverfahrens zur Verfügung.
Ihre Daten werden auf den Systemen unseres Software-Partners Personio SE & Co. KG gespeichert und verarbeitet.

2. Datenschutz und Vertraulichkeit
Uns und unserem Software-Partner Personio SE & Co. KG sind Vertraulichkeit und Datenschutz im Umgang mit persönlichen Daten wichtig.
Wir haben daher die Verarbeitung und Speicherung Ihrer persönlichen Daten so organisiert und die erforderlichen technischen Maßnahmen getroffen, dass die Vertraulichkeit Ihrer Bewerbung sichergestellt ist.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Personalabteilung und unseres Software-Partners sind persönlich zur Wahrung der Verschwiegenheit über persönliche Daten verpflichtet worden.
Die Datenübertragung ist abgesichert, da sie mit einer automatisch aktivierten 256bit AES-Verschlüsselung erfolgt . Im Übrigen erfolgt die Datenverarbeitung nach den allgemeinen aktuellen Standards zur Datensicherheit.

3. Verwendung Ihrer persönlichen Daten
Ausschließlich für die Verwendung im Rahmen Ihrer Bewerbung speichern wir in der Bewerberdatenbank Anrede, Namen Vornamen, Postanschrift, E-Mailadresse und Telefonnummern.
Weiter erfassen wir Ihr Anschreiben, Lebenslauf, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse und die eingereichten Arbeitszeugnisse. Ausschließlich innerhalb des Verfahrens werden wir diese Daten auswerten, bearbeiten und intern weiterleiten.
Zu den gespeicherten Daten haben nur unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Personalabteilung und die für die Auswahl verantwortlichen Personen der va-Q-tec AG einen Zugang.
Wir geben Ihre Daten auf keinen Fall an Unternehmen oder Personen außerhalb unseres Unternehmens weiter oder verwenden sie für andere Zwecke.
Ohne Rückschlussmöglichkeit auf einzelne Personen können wir jedoch die Daten für statistische Zwecke bearbeiten.

4. Betroffenenrechte
Sie können schriftlich Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie gespeichert werden. Dieses Auskunftsbegehren richten Sie bitte an unsere Personalabteilung.
Auf Ihren Wunsch werden wir jederzeit Ihre elektronisch gespeicherten Daten löschen.
Außerdem können Sie sich wegen Ihrer Rechte auf Berichtigung, Einschränkung sowie Datenübertragbarkeit jederzeit an uns wenden.
Des Weiteren steht Ihnen ein Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung zu.
Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an: dataprotection@va-q-tec.com . Gleich gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung durch uns haben.
Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu. Bitte beachten Sie im Zusammenhang mit Widerspruchsrechten folgendes:
Für den Fall, dass wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

5. Speicherung und Löschung der Daten
Mit Arbeitsantritt bei uns werden Ihre persönlichen Daten zur Personalakte genommen.
Die gespeicherten Daten nicht berücksichtigter Bewerber löschen wir rund 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. (Profil und Bewerbung).
Eine gesonderte Mitteilung über die Löschung dieser Daten erfolgt nicht.
Wenn wir Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung keine passende Stelle anbieten können, behalten wir uns nach Erteilung Ihrer Einwilligung hierzu das Recht vor, Ihre Bewerbung dem Talentpool zuzuordnen.
In diesem Fall können Sie jederzeit die umgehende Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Bewerbungen, die wir dem Talentpool zugeordnet haben, löschen wir nach dem Ablauf von 12 Monaten.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.